Planifier les listes d'aide aux rendez-vous

Une liste d'aide est liée à un rendez-vous, par exemple une fête ou une sortie. Les parents s'y inscrivent pour des tâches. Vous activez le module «Listes d'aide et de choses à apporter» sous «Administration» → «Modules».

Créer une liste

Ouvrez le rendez-vous dans le calendrier. En tant que membre de l'équipe, vous y voyez un lien pour créer la liste d'aide ou, si elle existe déjà, pour la modifier.
Sous «Liste», fixez le délai «Inscription jusqu'au». Deux jours avant le début sont proposés. Une «Remarque pour les parents» est facultative.
Sous «Tâches», saisissez pour chaque tâche le titre, «Nécessaires» (combien de personnes), «Heure» et, si vous tenez des heures parents, «Heures parents».
Avec «Compléter les tâches à partir d'un modèle», vous ajoutez des tâches typiques pour une fête ou une sortie avec transport.
Cliquez sur «Enregistrer». Ensuite, d'autres lignes vides sont prêtes pour des tâches supplémentaires.

Ce que voient les parents

Les familles concernées par le rendez-vous voient la liste au rendez-vous. Tant que des places sont libres et que le délai court, elle figure aussi sous «En attente de votre part». Aucun e-mail ne part à la création; signalez-la au besoin dans une communication.

Une tâche complète n'accepte plus d'inscriptions. Jusqu'au délai, les parents peuvent se désinscrire eux-mêmes, ensuite seulement via l'école. La veille à 17h, chaque personne inscrite reçoit un rappel par e-mail.

Qui aide

Sous «Qui aide», vous voyez par tâche qui s'est inscrit, avec la remarque. Si quelqu'un n'est pas venu, cliquez sur «Absent». «Était présent finalement» annule ce marquage.

Heures parents

Si le module «Compte d'heures parents» est activé, Ufzack crédite automatiquement les heures d'une tâche après l'événement. Une personne marquée «Absent» ne reçoit pas de crédit; un crédit déjà accordé est retiré. Plus d'informations: Gérer les heures parents.

Comment les parents s'inscrivent: S'inscrire sur une liste d'aide.