Helferlisten an Terminen planen

Eine Helferliste hängt an einem Termin, etwa einem Fest oder Ausflug. Eltern tragen sich dort für Aufgaben ein. Das Modul «Helfer- und Mitbringlisten» schalten Sie unter «Verwaltung» → «Module» ein.

Liste anlegen

1. Öffnen Sie den Termin im Kalender. Als Mitarbeitende sehen Sie dort den Link «Helferliste anlegen» oder, wenn es schon eine gibt, «Helferliste bearbeiten».
2. Setzen Sie unter «Liste» die Frist «Eintragen bis». Vorgeschlagen sind zwei Tage vor Beginn. Ein «Hinweis für die Eltern» ist freiwillig.
3. Erfassen Sie unter «Aufgaben» je Aufgabe den Titel, «Benötigt» (wie viele Personen), «Zeit» und, wenn Sie Elternstunden führen, «Elternstunden».
4. Mit «Aufgaben aus einer Vorlage ergänzen» fügen Sie typische Aufgaben für ein Fest oder einen Ausflug mit Fahrdienst hinzu.
5. Klicken Sie auf «Speichern». Danach stehen weitere leere Zeilen für zusätzliche Aufgaben bereit.

Was Eltern sehen

Familien, die der Termin betrifft, sehen die Liste am Termin. Solange Plätze frei sind und die Frist läuft, steht sie zudem unter «Offen für Sie». Eine Mail beim Anlegen geht nicht hinaus; weisen Sie bei Bedarf in einer Mitteilung darauf hin.

Ist eine Aufgabe voll, nimmt sie keine Einträge mehr an. Bis zur Frist können sich Eltern selbst wieder austragen, danach nur über die Schule. Am Vortag um 17 Uhr erhält jede eingetragene Person eine Erinnerung per Mail.

Wer hilft

Unter «Wer hilft» sehen Sie je Aufgabe, wer sich eingetragen hat, mit Bemerkung. Ist jemand nicht gekommen, klicken Sie auf «Nicht erschienen». «War doch da» macht das rückgängig.

Elternstunden

Ist das Modul «Elternstunden-Konto» eingeschaltet, schreibt Ufzack die Stunden einer Aufgabe nach dem Anlass automatisch gut. Wer als «Nicht erschienen» markiert ist, erhält keine Gutschrift; eine bereits erfolgte wird wieder zurückgenommen. Mehr dazu in Elternstunden verwalten.

Wie Eltern sich eintragen, lesen Sie in Auf Helferlisten eintragen.