Termin erfassen und absagen

Einen Termin erfassen Sie im Cockpit mit «Termin erfassen».

Termin anlegen

  1. Wählen Sie die «Kategorie». Sie füllt passende Angaben vor.
  2. Geben Sie «Titel» und «Datum» ein, dazu «Von» und «Bis» oder «Ganztägig».
  3. Legen Sie die «Zielgruppe» fest: «Für ganze Stufen» oder «Für bestimmte Kinder». Mit «Auch alle Eltern» sehen alle Familien den Termin.
  4. Ergänzen Sie bei Bedarf «Treffpunkt und Abholzeiten» (je nach Einstellung der Schule «Treffpunkt und Verabschiedung»), «Kosten» und «Weitere Angaben» mit Packliste und «Anhänge».
  5. Speichern Sie mit einem der Knöpfe unten.

Entwurf oder veröffentlichen

  • «Als Entwurf speichern»: nur das Team sieht den Termin.
  • «Veröffentlichen ohne Benachrichtigung»: der Termin steht im Kalender, es geht keine Mail hinaus.
  • «Veröffentlichen und Eltern informieren»: die betroffenen Familien werden zusätzlich benachrichtigt, mit dem «Kommentar an die Eltern (optional)».

Bei einem veröffentlichten Termin speichert «Speichern» ohne Benachrichtigung, «Speichern und Eltern informieren» mit. Ein Termin einer Ausfall-Kategorie geht beim Veröffentlichen immer an die Familien.

Wiederholen

«Duplizieren» übernimmt einen Termin mit allen Angaben an einem anderen Datum. Für Termine im Rhythmus nehmen Sie «Terminserie erfassen» oder am Termin «Daraus eine Serie machen». Die Termine einer Serie entstehen als Entwurf; Ferien und schulfreie Tage werden ausgelassen.

Absagen

  1. Öffnen Sie den Termin und tippen Sie auf «Termin absagen».
  2. Geben Sie bei Bedarf den Grund der Absage ein.
  3. Beantworten Sie «Wird der Termin nachgeholt?»: ersatzlos, Ersatzdatum folgt später oder direkt mit Datum.
  4. Wählen Sie den Knopf mit oder ohne Information der Eltern.

Der Termin bleibt sichtbar, markiert mit «Fällt aus». Ein späteres Ersatzdatum tragen Sie mit «Ersatzdatum eintragen» nach. Findet der Termin doch statt, tippen Sie auf «Absage zurücknehmen». «Löschen» entfernt einen Termin endgültig; an einem veröffentlichten Termin einer Serie wird stattdessen abgesagt.

Darf Ihre Rolle einen veröffentlichten Termin nicht umplanen, schicken Sie mit «Änderung anfragen» einen Wunsch an Schulleitung und Stufenleitung.

Wer für die Eltern sichtbar ist, legen Sie in Gruppen und Zielgruppen fest. Serien, Kategorien und Packlisten finden Sie in der Jahresplanung.