Demander des paiements avec facture QR

Avec les demandes de paiement, vous envoyez aux familles des factures QR, par exemple pour un camp ou du matériel. L'argent va directement sur le compte de l'école; Ufzack montre seulement ce qui est payé. Le module «Demandes de paiement» est désactivé au départ; vous l'activez sous «Administration» → «Modules». La direction et l'administration trouvent la page sous «Administration» → «Paiements».

Relation de paiement

Saisissez une fois sous «Relation de paiement» l'«IBAN ou QR-IBAN», le «Destinataire» et l'adresse. Avec un QR-IBAN, chaque facture reçoit une référence QR, avec un IBAN ordinaire une Creditor Reference (RF).

Envoyer une demande

  1. Cliquez sur «Nouvelle demande de paiement», dans le «Cockpit» sur «Demander un paiement».
  2. Remplissez «Objet», «Montant (CHF)», «Le montant vaut» («par enfant» ou «par famille») et «Payable jusqu'au», au besoin un «Message aux familles».
  3. Choisissez le public avec «Pour quels degrés ?», les classes et le cas échéant les groupes. Aucun choix signifie: tous les degrés.
  4. Cliquez sur «Continuer vers l'aperçu». Vous voyez chaque famille avec le nombre d'enfants et le montant.
  5. Cliquez sur «Envoyer les factures».

Chaque famille reçoit par e-mail une facture PDF avec sa propre référence. Une demande envoyée ne peut plus être modifiée. Un brouillon se supprime avec «Supprimer le brouillon».

État des paiements

Dans la demande, vous fixez le statut de chaque facture: «En attente», «Partiellement payée», «Payée» ou «Remise». C'est plus rapide avec le fichier bancaire:

  1. Cliquez sur «Lire le fichier bancaire (camt.054)» et téléversez le fichier de l'e-banking.
  2. Vérifiez dans l'aperçu quel versement correspond à quelle facture.
  3. Cliquez sur «Comptabiliser».

Ufzack ne comptabilise pas les paiements sans référence correspondante; rapprochez-les à la main.

Rappel, export, conservation

Le lendemain de la date «Payable jusqu'au», les familles dont la facture est ouverte ou partiellement payée reçoivent une fois un rappel avec le solde. «Export (CSV)» fournit toutes les factures d'une demande avec leur statut. Les demandes et factures sont supprimées deux ans après la date «Payable jusqu'au»; téléchargez l'export avant si vous en avez besoin plus longtemps.

Ce que voient les familles: Paiements.