Zahlungen anfordern mit QR-Rechnung

Mit Zahlungsaufforderungen schicken Sie Familien QR-Rechnungen, etwa für Lagerbeitrag oder Materialgeld. Das Geld geht direkt auf das Konto der Schule; Ufzack zeigt nur, was bezahlt ist. Das Modul «Zahlungsaufforderungen» ist anfangs ausgeschaltet; Sie schalten es unter «Verwaltung» → «Module» ein. Schulleitung und Verwaltung finden die Seite unter «Verwaltung» → «Zahlungen».

Zahlungsverbindung

Hinterlegen Sie einmal unter «Zahlungsverbindung» die «IBAN oder QR-IBAN», den «Empfänger» und die Adresse. Mit einer QR-IBAN erhält jede Rechnung eine QR-Referenz, mit einer gewöhnlichen IBAN eine Creditor Reference (RF).

Aufforderung versenden

  1. Klicken Sie auf «Neue Zahlungsaufforderung», im Cockpit auf «Zahlung anfordern».
  2. Füllen Sie «Zweck», «Betrag (CHF)», «Betrag gilt» («pro Kind» oder «pro Familie») und «Zahlbar bis» aus, bei Bedarf eine «Mitteilung an die Familien».
  3. Wählen Sie die Zielgruppe mit «Für welche Stufen?», Klassen und allenfalls Gruppen. Keine Auswahl heisst: alle Stufen.
  4. Klicken Sie auf «Weiter zur Vorschau». Sie sehen jede Familie mit Anzahl Kinder und Betrag.
  5. Klicken Sie auf «Rechnungen versenden».

Jede Familie erhält per Mail eine Rechnung mit eigener Referenz als PDF. Eine versendete Aufforderung lässt sich nicht mehr ändern. Einen Entwurf entfernen Sie mit «Entwurf löschen».

Zahlungsstand

In der Aufforderung setzen Sie je Rechnung den Status: «Offen», «Teilweise bezahlt», «Bezahlt» oder «Erlassen». Schneller geht es mit der Bankdatei:

  1. Klicken Sie auf «Bankdatei einlesen (camt.054)» und laden Sie die Datei aus dem E-Banking hoch.
  2. Prüfen Sie in der Vorschau, welche Gutschrift zu welcher Rechnung gehört.
  3. Klicken Sie auf «Verbuchen».

Zahlungen ohne passende Referenz verbucht Ufzack nicht; diese gleichen Sie von Hand ab.

Erinnerung, Export, Aufbewahrung

Am Tag nach «Zahlbar bis» erhalten Familien mit offener oder teilweise bezahlter Rechnung einmal eine Erinnerung mit dem Restbetrag. «Export (CSV)» liefert alle Rechnungen einer Aufforderung mit Status. Aufforderungen und Rechnungen werden zwei Jahre nach «Zahlbar bis» gelöscht; laden Sie den Export vorher herunter, wenn Sie ihn länger brauchen.

Was Familien sehen, lesen Sie in Zahlungen.