Rückfragen und Formulare erstellen

Mit einer Rückfrage holen Sie in Ufzack eine Antwort der Familien ein, mit Frist und Erinnerung. Das Modul «Rückfragen und Formulare» schalten Sie unter «Verwaltung» → «Module» ein.

Arten

  • «Lesebestätigung»: eine Antwort je Familie.
  • «Teilnahme ja/nein», «Einverständnis» und «Formular mit eigenen Feldern»: eine Antwort je Kind.

So geht es

  1. Klicken Sie im Cockpit auf «Rückfrage oder Formular». Gehört die Rückfrage zu einem Termin, öffnen Sie den Termin im Kalender und wählen «Rückfrage oder Formular anhängen». Gefragt werden dann die Familien, die der Termin betrifft.
  2. Füllen Sie «Titel», «Art», «Text für die Eltern» und «Frist» aus. Beim Einverständnis braucht es den «Text des Einverständnisses». «Nach Begleitpersonen fragen» ergänzt eine Frage nach der Anzahl.
  3. Ohne Termin wählen Sie die Zielgruppe mit «Für welche Stufen?», «Ab Klasse», «Bis Klasse» und allenfalls «Gruppen». Keine Auswahl heisst: alle Stufen.
  4. Beim Formular legen Sie unter «Eigene Felder (nur bei «Formular»)» die Fragen an, mit Typ, «Optionen (eine pro Zeile)», «Pflichtfeld» und «Vorbefüllen mit».
  5. Klicken Sie auf «Als Entwurf speichern» oder auf «Speichern und Familien fragen». Mit dem zweiten Knopf erhalten die betroffenen Familien sofort eine Mail.

Bitte fragen Sie keine Gesundheitsdaten ab, etwa Allergien oder Medikamente. Solche Angaben gehören in ein persönliches Gespräch.

Auswertung

Die Auswertung zeigt je Familie und Kind die Antwort und wie viele noch fehlen. «Als CSV herunterladen» liefert die Tabelle als Datei. Eltern können ihre Antwort bis zur Frist ändern. Steht eine Frist in den nächsten drei Tagen an und fehlen Antworten, zeigt das Cockpit die Karte «Frist bald».

Erinnerung

Mit «Erinnerung an Säumige so viele Tage vor der Frist» legen Sie fest, wann Ufzack automatisch erinnert; vorgegeben sind 2 Tage. Die Erinnerung geht einmal an alle Familien, bei denen noch etwas fehlt. Mit «Erinnerung jetzt senden» erinnern Sie sofort; eine automatische folgt danach nicht mehr.

Löschfrist

Antworten werden 30 Tage nach dem Anlass gelöscht. Als Anlass gilt das «Datum des Anlasses», sonst das Datum des Termins oder die Frist. Laden Sie die Auswertung vorher herunter, wenn Sie sie länger brauchen.

Wie Eltern antworten, lesen Sie in Rückfragen beantworten.