Allgemeine Geschäftsbedingungen mit Auftragsbearbeitung

1. Parteien und Geltung

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Ufzack zwischen dem Betreiber (Peter Müller, Ufzack, Burgstrasse 8, 5634 Merenschwand, Einzelunternehmen, «Betreiber») und der Schule bzw. ihrer Trägerschaft, die sich registriert («Schule»). «Schule» meint auch andere Einrichtungen, die Ufzack nutzen, etwa eine Kita oder eine Tagesstruktur. Wer registriert, bestätigt, die Schule dabei vertreten zu dürfen. [ZU PRÜFEN AGB-1: Vertragspartei bei Schulen mit Trägerschaft (Gemeinde, Verein, Stiftung), Vertretungsbefugnis der registrierenden Person. Vorschlag: wie Text.]

2. Leistungen

Ufzack ist eine Webanwendung zur Information der Eltern: Kalender, Infoseiten, Mitteilungen und Benachrichtigungen per Mail. Dazu kommen Module, die die Schule selbst ein- und ausschaltet:

• Push notifications
• Summaries
• Absences
• Requests and forms
• Helper and bring-along lists
• Parent hours account
• Polls
• Parent meetings
• Messages
• Own groups
• Emergency contacts
• Self-registration
• Support for new families
• Taking place?
• Payment requests
• Reach
• Automatic translation
• Read aloud
• Interface in fr, it, en

Jede Schule erhält eine eigene Adresse und einen eigenen, von anderen Schulen getrennten Datenbereich. Der Betreiber darf die Plattform weiterentwickeln. Fällt eine Funktion weg, die die Schule nutzt, kündigt er das mindestens 30 Tage vorher an. [ZU PRÜFEN AGB-2: Umfang zulässiger Änderungen. Vorschlag: wie Text; bei wesentlicher Verschlechterung Kündigungsrecht der Schule wie in Ziffer 10.]

3. Vertragsschluss und Testphase

Der Vertrag entsteht mit der Registrierung und der Zustimmung zu diesen Bedingungen. Die ersten 30 Tage sind eine kostenlose, unverbindliche Testphase für bis zu 25 Familien. Wählt die Schule bis zu deren Ende kein Abo, endet der Vertrag ohne Kündigung: Die Schule wird auf «nur lesen» gestellt und nach 30 weiteren Tagen gelöscht (Ziffer 6). Kündigt die Schule während der Testphase, auch wenn sie schon ein Abo gewählt hat, entstehen keine Kosten. Für die Testphase braucht es keine Zahlungsangaben. Wählt die Schule das Abo während der Testphase, beginnt seine Laufzeit am Tag nach deren Ende; die Testphase bleibt kostenlos, auch bei Zahlung mit Karte oder TWINT (Ziffer 4). [ZU PRÜFEN STR-2: Übergang von der Testphase ins Abo, besonders wenn die Schule schon in der Testphase Karte oder TWINT hinterlegt (erste Belastung am Tag nach dem Testende, Hinweis von Stripe einige Tage vorher). Vorschlag: wie Text.]

4. Preise und Zahlung

Das Abo kostet CHF 49 pro Monat (Monatsabo) oder CHF 490 pro Jahr (Jahresabo), für bis zu 150 Kinder. Es gibt keine Einrichtungsgebühr. Der Betreiber ist nicht mehrwertsteuerpflichtig; auf die Preise kommt keine Mehrwertsteuer. [ZU PRÜFEN AGB-3: Schulen mit mehr Kindern. Vorschlag: Preis auf Anfrage; heute zeigt die Plattform nur einen Hinweis.]

Die Schule zahlt im Voraus auf Rechnung mit QR-Einzahlungsschein. Die Rechnung kommt als PDF per Mail an die Rechnungsadresse und ist innert 30 Tagen zu bezahlen. Das Jahresabo wird jährlich verrechnet (Rechnung 30 Tage vor Beginn des Abojahres), das Monatsabo monatlich (Rechnung 10 Tage vor Beginn des Monats). [ZU PRÜFEN AGB-4: Rechnungsrhythmus beim Monatsabo. So umgesetzt: monatlich; Alternative: die Mindestlaufzeit von 6 Monaten im Voraus.]

Ist eine Rechnung 10 Tage nach Fälligkeit nicht bezahlt, erinnert die Plattform daran; nach 20 Tagen folgt eine Mahnung, ohne Gebühr. Ist die Rechnung 60 Tage nach Fälligkeit noch offen, wird die Verwaltung der Schule auf «nur lesen» gestellt; das Elternportal bleibt für die Eltern erreichbar. Bleibt sie weitere 30 Tage offen, werden die Daten der Schule nach Ziffer 6 gelöscht; vorher erhält die Kontaktadresse zwei Hinweise per Mail. [ZU PRÜFEN AGB-5: Zahlungsverzug. So umgesetzt: Erinnerung nach 10, Mahnung nach 20 Tagen (ohne Gebühr), Verwaltung «nur lesen» ab Tag 60, Löschung nach weiteren 30 Tagen mit zwei Warnungen, kein Verzugszins. Vorschlag: vor der Löschung eine ausdrückliche ausserordentliche Kündigung per Mail.]

Preisänderungen kündigt der Betreiber mindestens 60 Tage vorher per Mail an. Sie gelten ab der nächsten Laufzeit des Jahresabos bzw. beim Monatsabo frühestens nach Ablauf der Mindestlaufzeit; die Schule kann auf diesen Zeitpunkt kündigen. [ZU PRÜFEN AGB-6: Preisänderungen während der Laufzeit. Vorschlag: wie Text.]

5. Pflichten der Schule

• Die Schule ist für die Daten verantwortlich, die sie und ihre Mitarbeitenden erfassen, und sorgt für die nötige Grundlage dafür. Sie informiert die Eltern; eine Vorlage dafür liegt in der Verwaltung unter Datenschutz.
• Sie erfasst keine Gesundheitsdaten ausser dem Abwesenheitsgrund «Krankheit» und keine Fotos der Kinder.
• Sie gibt Zugänge nur Personen, die sie brauchen, und entfernt sie, wenn das nicht mehr der Fall ist.

[ZU PRÜFEN AGB-7: Weitere Pflichten, unzulässige Nutzung, Folgen von Verstössen. Vorschlag: keine rechtswidrigen Inhalte, keine Werbung für Dritte über die Plattform; bei schweren Verstössen Sperre nach Vorwarnung, Kündigung nach Ziffer 6.]

6. Laufzeit, Kündigung und Vertragsende

Das Monatsabo hat eine Mindestlaufzeit von 6 Monaten; danach kann die Schule es auf das Ende jedes Monats kündigen. Das Jahresabo läuft 12 Monate und verlängert sich um jeweils 12 Monate, wenn die Schule es nicht vor Ablauf kündigt. Die Laufzeit beginnt mit dem Ende der Testphase oder, wenn die Testphase schon vorbei ist, mit der Wahl des Abos. [ZU PRÜFEN AGB-8: Automatische Verlängerung des Jahresabos und Kündigungsfrist; die Plattform stellt die Rechnung für das nächste Jahr 30 Tage vor Ablauf. Vorschlag: Kündigung bis zum letzten Tag der Laufzeit; eine schon gestellte Rechnung für das Folgejahr wird dann storniert.]

Kündigen kann die Schulleitung in der Verwaltung. Die Plattform läuft bis zum Ende der bezahlten Zeit (in der Testphase bis zu deren Ende) weiter. Danach ist die Schule 30 Tage lang nur noch lesbar; in dieser Zeit kann sie einen vollständigen Export herunterladen. Anschliessend werden alle Daten der Schule gelöscht (Ziffer 9.13). Vor der Löschung erhält die Kontaktadresse der Schule zwei Hinweise per Mail.

Bezahlte Zeit wird bei einer Kündigung durch die Schule nicht zurückerstattet, ausser in den Fällen der Ziffern 9.9 und 10. Der Betreiber kann mit einer Frist von 3 Monaten auf das Ende einer Laufzeit kündigen und erstattet dann bezahlte Zeit anteilig zurück; aus wichtigem Grund (z. B. Zahlungsverzug nach Ziffer 4 oder schwerer Verstoss gegen Ziffer 5) kann er sofort kündigen. [ZU PRÜFEN AGB-9: Rückerstattung bei vorzeitiger Kündigung. Vorschlag: wie Text.] [ZU PRÜFEN AGB-10: Kündigungsrecht des Betreibers. Vorschlag: wie Text.]

7. Verfügbarkeit und Support

Der Betreiber betreibt die Plattform mit Sorgfalt, sichert aber keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Wartungen legt er wenn möglich in Randzeiten und kündigt längere Unterbrüche vorher an. Support gibt es per Mail an info@ufzack.ch; Antwort in der Regel innert zwei Arbeitstagen. Der Betreiber kann nur mit Freigabe der Schule in deren Bereich Einsicht nehmen (Ziffer 9.10). [ZU PRÜFEN AGB-11: Verfügbarkeit, Wartungsfenster, Reaktionszeiten. Vorschlag: wie Text, ohne zugesicherte Verfügbarkeit.]

8. Haftung

Der Betreiber haftet nur für Schäden, die er vorsätzlich oder grobfahrlässig verursacht. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit, für indirekte Schäden und für Folgeschäden ist ausgeschlossen, soweit das Gesetz es zulässt. [ZU PRÜFEN AGB-12: Haftungsregelung, besonders bei Verletzung des Datenschutzes und Verlust von Daten. Vorschlag: wie Text; falls ein Ausschluss für leichte Fahrlässigkeit nicht hält, Höchstbetrag in der Höhe der Zahlungen der letzten 12 Monate.]

9. Auftragsbearbeitung

Soweit der Betreiber Personendaten im Auftrag der Schule bearbeitet, gilt diese Ziffer 9 als Vertrag über die Auftragsbearbeitung nach Art. 9 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Widerspricht ihr eine andere Bestimmung der AGB, geht Ziffer 9 vor. [ZU PRÜFEN AVV-1: Massgebendes Recht bei öffentlichen Schulen (kantonales Datenschutzgesetz) und ob die Zustimmung per Klick genügt. Vorschlag: Ziffer 9 gilt für beide; auf Wunsch erhält die Schule diese Fassung zur Unterschrift.]

9.1 Parteien und Rollen

Die Schule (Ziffer 1) ist Verantwortliche. Der Betreiber, Peter Müller, Ufzack, Burgstrasse 8, 5634 Merenschwand, info@ufzack.ch, ist Auftragsbearbeiter.

9.2 Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist der Betrieb der Ufzack-App für die Schule, einschliesslich Support. Die Bearbeitung beginnt mit der Registrierung und endet mit der Löschung nach Ziffer 9.13.

9.3 Art und Zweck

Speichern, Anzeigen, Versenden, Sichern und Löschen von Daten, damit die Schule die Eltern informieren und mit ihnen Abläufe erledigen kann (z. B. Abmeldungen, Rückfragen, Anmeldungen zu Anlässen und die weiteren Module, die die Schule einschaltet), sowie Support für die Schule. Der Betreiber verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung und nicht für Tracking und gibt sie nur an die Unterauftragsverarbeiter nach Ziffer 9.9 weiter. Für Betrieb und Abrechnung wertet er nur Zahlen ohne Personenbezug aus (z. B. Zahl der Familien und Kinder, versandte Mails, Rückläufer).

9.4 Betroffene Personen

Kinder der Schule; ihre Eltern, Erziehungsberechtigten und weiteren Bezugspersonen (z. B. Notfallkontakte, Abholberechtigte); Mitarbeitende der Schule; Personen, die der Schule oder dem Betreiber im Zusammenhang mit der App schreiben.

9.5 Kategorien von Daten

Welche Daten anfallen, hängt von den Modulen ab, die die Schule einschaltet; die Vorlage «Datenschutzhinweis für die Eltern» in der Verwaltung führt sie je Modul auf. Grundsätzlich:

• Kinder: Vorname, Nachname, Stufe und Klasse, Ein- und Austritt, Fotoerlaubnis; je nach Modul Gruppen, Abwesenheiten mit Grund, Dispensationsgesuche mit Begründung und freiwilligem Anhang.
• Eltern und Bezugspersonen: Name, Mailadresse, Telefon (freiwillig), Sprache; je nach Modul Antworten auf Rückfragen und Umfragen, Einträge in Helferlisten, Elternstunden, Gesprächstermine, Nachrichten, Notfallkontakte mit Abholberechtigung, Zahlungen.
• Mitarbeitende der Schule: Name, Mailadresse, Rolle.
• Nutzung: Zeitpunkt und Gerät der Anmeldungen, Zustellstatus der Mails, Lesestatus; bei Push die Geräteadresse.
• Inhalte der Schule: Termine, Infoseiten, Mitteilungen, Anhänge.
• Mails an den Betreiber (Support), die Daten aus diesen Kategorien enthalten können.

Besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG) fallen an, wenn Eltern als Abwesenheitsgrund «Krankheit» angeben oder einem Dispensationsgesuch Angaben zur Gesundheit beifügen. Die App fragt keine Diagnosen, Noten oder Beurteilungen ab und bietet kein Teilen von Fotos der Kinder an. [ZU PRÜFEN AVV-2: Genügt diese Abgrenzung für Gesundheits- und Kinderdaten? Vorschlag: so belassen; das Abmeldeformular bittet schon heute «keine Diagnosen».]

9.6 Ort der Bearbeitung

Die Daten der App liegen in der Schweiz: auf einem Server bei Infomaniak, den der Betreiber selbst verwaltet, und in verschlüsselten Sicherungen bei Infomaniak Swiss Backup; Mails gehen über Hostpoint. Eine Bekanntgabe ins Ausland gibt es nur bei den Diensten, die in Ziffer 9.9 mit einem Ort ausserhalb der Schweiz stehen, und nur in deren Umfang. Mails an Eltern und Mitarbeitende werden ihren eigenen Mailanbietern zugestellt, wo immer diese die Mails bearbeiten. [ZU PRÜFEN AVV-3: Grundlage der Bekanntgabe ins Ausland (Art. 16 DSG) je Dienst in Ziffer 9.9. Vorschlag: Dienste mit Ort ausserhalb der Schweiz nur mit Angemessenheitsbeschluss des Bundesrats oder Standardvertragsklauseln; sonst nicht einsetzen.]

9.7 Weisungen

Der Betreiber bearbeitet die Daten nur so, wie es für die Leistungen nötig ist und wie die Schule es über die Plattform festlegt (Einstellungen, Module, Eingaben). Weitere Weisungen erteilt die Schulleitung per Mail an info@ufzack.ch; der Betreiber setzt sie um, soweit es technisch und mit vertretbarem Aufwand möglich ist, und meldet sich, wenn er eine Weisung für rechtswidrig hält. Muss er Daten von Gesetzes wegen herausgeben, informiert er die Schule vorher, soweit das zulässig ist. [ZU PRÜFEN AVV-4: Weisungen ausserhalb der Plattform (Form, Kosten), gesetzliche Herausgabepflichten. Vorschlag: wie Text, Aufwand im Preis enthalten.]

9.8 Vertraulichkeit

Der Betreiber wahrt die Vertraulichkeit. Heute hat ausser ihm niemand Zugang zum Server oder zu den Daten. Zieht er Hilfspersonen bei, verpflichtet er sie vorher schriftlich zur Vertraulichkeit, auch über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus. [ZU PRÜFEN AVV-5: Stellvertretung, wenn der Betreiber (Einzelunternehmen) ausfällt. Vorschlag: eine benannte Vertrauensperson mit hinterlegtem Notfallzugang, zur Vertraulichkeit verpflichtet, hier erwähnt.]

9.9 Unterauftragsverarbeiter

Die Schule ist einverstanden, dass der Betreiber die folgenden Dienste beizieht. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter zeigt, welche davon die App tatsächlich nutzt; sie entsteht aus der Konfiguration.

Stand bei Vertragsschluss:

Dienste «nicht in Betrieb» nimmt der Betreiber erst nach einer Ankündigung nach dem nächsten Absatz in Betrieb.

Der Betreiber kündigt neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter mindestens 30 Tage im Voraus per Mail an die Kontaktadresse der Schule an und passt die Liste an. Die Schule kann aus wichtigem Grund widersprechen; einigen sich die Parteien nicht, kann sie auf den Zeitpunkt des Wechsels kündigen, ohne Bindung an eine Mindestlaufzeit, und erhält bezahlte Zeit anteilig zurück. Der Betreiber verpflichtet die Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu mindestens gleichwertigem Datenschutz. [ZU PRÜFEN AVV-6: Frist, Widerspruchsrecht und Rückerstattung. Vorschlag: wie Text.] [ZU PRÜFEN AVV-7: Auftragsbearbeitungsverträge mit Infomaniak und Hostpoint abgeschlossen; Produkt und Rechenzentrum von Infomaniak bestätigen.] [ZU PRÜFEN AVV-8: Anthropic für Mails an info@ufzack.ch. Vorschlag: Mails von Schulen mit App-Konto technisch von der KI ausnehmen, dann entfällt die Zeile; sonst Grundlage nach Art. 16 DSG.] [ZU PRÜFEN AVV-9: Apple iCloud als Postfach für Fehler- und Rückmeldungen. Vorschlag: auf ein Postfach bei Hostpoint umstellen, dann entfällt die Zeile.] [ZU PRÜFEN AVV-10: Push-Dienste mit Sitz in den USA. Vorschlag: zulässig, weil der Inhalt Ende-zu-Ende verschlüsselt ist und die Eltern Push auf dem Gerät selbst freigeben.] [ZU PRÜFEN STR-4: Stripe bearbeitet nur Daten der Abrechnung zwischen Betreiber und Schule (der Betreiber ist dafür selbst verantwortlich), keine Daten, die der Betreiber im Auftrag der Schule bearbeitet. Vorschlag: Zeile aus Ziffer 9.9 streichen und Stripe nur in der Datenschutzerklärung (Ziffer 6) als Auftragsbearbeiter des Betreibers nennen; bleibt sie, gilt das Einschalten als Wechsel nach dem vorigen Absatz (Ankündigung 30 Tage).]

9.10 Technische und organisatorische Massnahmen

• Jede Schule hat einen eigenen, getrennten Datenbereich (eigenes Schema in der Datenbank, eigener Ordner für Dateien) und eine eigene Adresse.
• Alle Verbindungen zur Plattform sind verschlüsselt (HTTPS). Die Datenbank ist nur auf dem Server selbst erreichbar.
• Eltern und Mitarbeitende melden sich ohne Passwort mit einmaligen, zeitlich begrenzten Links oder Codes an. Rollen mit abgestuften Rechten; Eltern sehen nur die Angaben ihrer eigenen Familie.
• Das Betreiber-Cockpit verlangt Passwort und zweiten Faktor.
• Einsicht in den Bereich einer Schule hat der Betreiber nur, wenn die Schulleitung sie für 24 Stunden freigibt. Diese Einsicht ist nur lesend, und jeder Zugriff wird protokolliert und der Schule angezeigt.
• Auf den Server greift nur der Betreiber zu, mit persönlichem Schlüssel.
• Sicherung stündlich, vor der Übertragung verschlüsselt, bei Infomaniak Swiss Backup in der Schweiz. Aufbewahrt werden die Stände der letzten 48 Stunden, 14 Tage, 8 Wochen und 12 Monate. Die Wiederherstellung wird nach jedem grösseren Update und mindestens halbjährlich geprobt.
• Die Plattform wird alle 15 Minuten automatisch geprüft.
• Keine Tracker, keine Werbung, keine Schriften oder Skripte von Dritten.

[ZU PRÜFEN AVV-11: Genügen die Massnahmen für Daten von Kindern? Offen: Verschlüsselung der Datenträger des Servers, Protokollierung der Serverzugriffe, Rhythmus der Sicherheitsupdates. Vorschlag: diese drei Punkte klären und ergänzen.]

9.11 Unterstützung der Schule

Die Schule kann jederzeit in der Verwaltung einen vollständigen Export herunterladen und Daten selbst berichtigen oder löschen. Bei Begehren betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe), die sie nicht selbst erledigen kann, und bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterstützt der Betreiber sie. [ZU PRÜFEN AVV-12: Kosten der Unterstützung. Vorschlag: im Preis enthalten, soweit der Aufwand gering ist; darüber nach vorheriger Absprache.]

9.12 Verletzungen der Datensicherheit

Der Betreiber meldet der Schule eine Verletzung der Datensicherheit, die ihre Daten betrifft, unverzüglich, spätestens 48 Stunden nachdem er davon erfahren hat, per Mail an die Kontaktadresse der Schule. Die Meldung nennt, soweit bekannt, Art der Verletzung, betroffene Daten und Personen, mögliche Folgen und getroffene Massnahmen; Angaben, die noch fehlen, reicht er nach. Er unterstützt die Schule bei der Meldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 24 DSG) und bei der Information der Betroffenen. [ZU PRÜFEN AVV-13: Frist 48 Stunden; zuständige Aufsicht bei öffentlichen Schulen. Vorschlag: wie Text.]

9.13 Rückgabe und Löschung

Nach Vertragsende (Ziffer 6) ist der Bereich der Schule 30 Tage lang nur noch lesbar; in dieser Zeit kann die Schule einen vollständigen Export herunterladen. Danach löscht der Betreiber alle Daten der Schule (Datenbereich, Dateien, Exporte) und bestätigt die Löschung per Mail an die Kontaktadresse der Schule. Es bleiben nur ein Protokolleintrag ohne Personendaten (Name der Schule, ihre Adresse in der App, Datum der Löschung) und die Rechnungen an die Schule (Ziffer 4), solange das Gesetz ihre Aufbewahrung verlangt. In den Sicherungen bleiben die Daten verschlüsselt, bis diese ablaufen, spätestens 12 Monate nach der Löschung; sie dienen nur der Wiederherstellung. [ZU PRÜFEN AVV-14: Aufbewahrung der Sicherungen bis 12 Monate (der frühere Entwurf nannte 30 Tage). Vorschlag: auf 3 Monate kürzen und den Text anpassen.]

9.14 Kontrolle

Der Betreiber beantwortet Fragen der Schule zur Einhaltung dieser Ziffer schriftlich und stellt ihr die nötigen Angaben zur Verfügung. Eine Prüfung vor Ort ist bei begründetem Anlass möglich, mit mindestens 30 Tagen Voranmeldung, während der Bürozeiten und auf Kosten der Schule. [ZU PRÜFEN AVV-15: Umfang der Prüfrechte und Kosten. Vorschlag: wie Text.]

9.15 Schlussbestimmungen

Ziffer 9 ist Bestandteil der AGB und im Preis enthalten. Für Änderungen gilt Ziffer 10, für anwendbares Recht und Gerichtsstand Ziffer 11.

10. Änderungen dieser Bedingungen

Ändern sich diese Bedingungen, erhalten sie eine neue Version. Wesentliche Änderungen kündigt der Betreiber mindestens 30 Tage vorher per Mail an die Kontaktadresse der Schule an. Die Schulleitung stimmt der neuen Version beim nächsten Aufruf der Plattform zu; bis dahin kann sie die Verwaltung nicht nutzen, Eltern und übrige Mitarbeitende arbeiten weiter. Lehnt die Schule die neue Version ab, kann sie auf deren Inkrafttreten kündigen, ohne Bindung an eine Mindestlaufzeit, und erhält bezahlte Zeit anteilig zurück. Aktuelle Version: 2026-10-entwurf-3. [ZU PRÜFEN AGB-13: Ankündigungsfrist und Folgen einer Ablehnung. Vorschlag: wie Text.]

11. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist der Sitz des Betreibers (Merenschwand), soweit das Gesetz nicht zwingend etwas anderes vorschreibt. [ZU PRÜFEN AGB-14: Gerichtsstand, auch gegenüber öffentlichen Schulen und Gemeinden. Vorschlag: wie Text.]